Les espaces de coworking comme WeWork utilisent des hot-desks – où les individus peuvent louer un espace de bureau unique sans avoir à louer un bureau entier – pour gagner plus d’argent avec leur espace de bureau, mais la nature dynamique des hot desks rend difficile la compréhension de leur utilisation. Cela conduit à la fois à des dépenses excessives potentielles sur la quantité d’espace allouée aux hot-desk et à une perte potentielle de revenus.

Dans ce projet, nous suivons l’utilisation du hot desk avec passif IR des capteurs sous chaque bureau qui détectent la présence d’une personne à ce bureau. Cela permet au responsable de bureau d’obtenir des informations instantanées sur les décisions de planification du bureau et l’utilisation résultante du hot desk.

Le système n’utilise pas de caméras, il n’y a donc aucune information d’identification des personnes aux bureaux et ne compromet donc pas la vie privée des locataires.

Le problème

Les hot-desk et les bureaux basés sur l’activité sont une réaction au fait que l’espace de bureau est le deuxième coût le plus élevé pour les organisations (la source) et la recherche suggère que seulement 50% environ de cet espace de bureau est utilisé à un moment donné (la source).

Les hot-desk permettent aux locataires de louer un seul espace de bureau, sans avoir à louer un bureau complet. Cela permet aux locataires de payer moins et aux fournisseurs d’espaces de bureau d’augmenter la valeur de leur espace de bureau avec une meilleure utilisation.

Mais la nature dynamique des hot desks rend l’utilisation difficile à mesurer, ce qui entraîne des revenus manqués pour les fournisseurs d’espaces de bureaux et une sous-utilisation potentielle de l’espace existant. Et le manque de données d’utilisation rend difficile l’estimation même de l’ampleur du problème. Les solutions existantes qui permettent d’estimer l’utilisation comprennent les systèmes de réservation qui obligent les locataires à pré-réserver leur bureau pour la journée et les systèmes de journalisation où les locataires doivent se connecter avec leurs téléphones au bureau qu’ils utilisent. Cela réduit la flexibilité et les clients estiment que cela réduit les avantages dynamiques d’une approche hot desk, et beaucoup pensent également que cela réduit le sentiment d’intimité.

La solution

Nous avons conçu une solution IoT avec un ensemble de capteurs sans fil qui sont attachés sous chaque bureau, un site Web qui recueille les données des capteurs et une application pour smartphone utilisée lors de l’installation par le responsable du bureau.

Le fournisseur de bureau installe les capteurs aux emplacements appropriés et note l’emplacement de chaque capteur installé avec l’application d’installation. L’application d’installation utilise des balises Bluetooth pour s’assurer que l’emplacement de chaque capteur est correctement attribué sur une carte du plan d’étage.

Chaque capteur détecte la présence d’une personne au bureau où il est installé et rapporte périodiquement ces données, afin que les données de présence soient disponibles en temps réel.

Les données des capteurs sont collectées et analysées pour détecter les tendances quotidiennes et hebdomadaires, et sont affichées en haut de la carte du plan d’étage du bureau.

Les données d’utilisation du hot desk sont présentées en temps réel et sont mises à jour au fur et à mesure que les données du capteur en temps réel sont collectées, ce qui se produit en moyenne toutes les 10 minutes. Le gestionnaire de l’espace de bureau peut également explorer les modèles d’utilisation de chaque lieu individuel, ainsi que différentes zones du bureau.

Détails techniques

Logiciel	La pile IoT Thingsquare Interface Web personnalisée Application d’installation personnalisée Application backend personnalisée
Matériel	Matériel de capteur personnalisé
Technologie IoT sans fil	Maillage à 868/915 MHz IPv6 / 6
Taille du réseau	100+ capteurs dans chaque déploiement
Portée sans fil	100+ mètres
Type de déploiement	Intérieur
Puissance de l’appareil	Alimenté par pile

Crédits photo supplémentaires