Début 2020, tout a changé. Personne n’aurait pu prédire le ralentissement économique comme celui qui a été provoqué comme la pandémie de coronavirus. Les chefs d’entreprise font désormais face à des niveaux d’incertitude plus élevés et sont confrontés à des tâches de maintien des flux de trésorerie, tout en atténuant les risques et en maximisant l’efficacité opérationnelle.

La pandémie a causé des problèmes qui perdureront après la pandémie elle-même. Nous avons tous entendu des histoires ou peut-être même vécu des cas où cette crise économique a eu un impact significatif même sur les meilleures entreprises.

Pour les entreprises toujours en activité, des décisions difficiles les attendent. Même dans cette «nouvelle normalité», le flux de trésorerie est toujours roi, et lorsque l’argent cesse d’arriver, le contrôle des flux de trésorerie s’est élargi.

L’une des façons dont les entreprises cherchent à réduire les sorties de trésorerie consiste à reporter les dépenses en capital (capex). De nombreux dirigeants opérationnels et financiers peinent à déterminer quels projets valent l’investissement et lesquels doivent être supprimés. Telles sont les décisions difficiles qui doivent être prises pendant les périodes économiques difficiles.

Mark D. Mishler tente de résoudre ce problème dans son article «Capex Risk Management pendant la pandémie de coronavirus», où il donne un modèle de risque en 5 étapes pour aider aux décisions d’investissement.

Dans de telles périodes, tous les investissements, y compris les investissements dans les services de localisation en temps réel (RTLS), doivent être examinés pour déterminer si ces investissements en valent la peine. L’utilisation du cadre présenté par Mishler peut vous aider à déterminer si la synchronisation d’un système de localisation en temps réel (système RTLS) vous convient.

Étape 1: Identifiez les problèmes

Identifier les problèmes les plus importants peut être une partie difficile du processus. Les problèmes qui ont eu le plus d’impact sur les opérations commerciales (y compris le fonds de roulement) doivent être identifiés et classés par ordre de priorité. Ces problèmes peuvent provenir de divers facteurs – internes, externes, tangibles et intangibles. Des éléments comme les flux de trésorerie, la chaîne d’approvisionnement et la fabrication, les changements de réglementation, le moral des employés et la capacité à obtenir du financement devraient tous être pris en compte.

À titre d’exemple, disons que vous êtes une entreprise de fabrication ou de distribution de verre qui expédie son produit sur un support qui coûte entre 500 $ et 2 000 $. En raison des ralentissements dus à la pandémie, vos clients mettent plus de temps à retourner les racks (soit parce qu’ils les utilisent plus longtemps car le produit ne bouge pas, soit parce que le client réduit ses propres coûts en utilisant eux-mêmes vos racks). Le problème est que vous manquez de racks ou que vous perdez des racks, et vous devez savoir s’il faut investir dans plus de racks pour expédier votre produit. Nous suivrons cet exemple dans le reste du blog.

Étape 2: Effectuer l’identification des risques et l’analyse des scénarios

Les entreprises font face à de nouveaux risques liés à la pandémie qui n’ont jamais été affrontés. Cette étape du processus consiste en fait à considérer ce qui pourrait mal tourner et les impacts qui en découleraient. En effectuant cette analyse, vous pouvez identifier les risques et prendre des mesures préventives pour atténuer ce risque. De nombreuses entreprises effectuent une planification des risques environ une fois par an, mais en période de forte volatilité et d’incertitude, la gestion des risques devient encore plus critique et devrait être effectuée plus fréquemment. La capacité de prendre des mesures préventives ou correctives dépend de l’identification et de l’analyse des risques potentiels. En particulier pendant une crise, surtout si des réductions de personnel ont été effectuées, vous pouvez vous sentir tellement occupé à éteindre les incendies opérationnels qu’il est facile de retarder la gestion des risques. Ne tombez pas dans cette erreur, car il est essentiel de comprendre et de gérer les risques pour prévenir les dommages.

Une fois le risque identifié, il existe différentes manières de gérer le risque. L’analyse de scénario identifie les événements qui pourraient survenir et quels seraient les résultats. Liée au risque de capex, l’analyse de scénario impliquerait les impacts sur les sorties de trésorerie ou les opérations si l’achat n’est pas effectué.

Attention aux préjugés

Lorsque vous évaluez le risque, assurez-vous de vous demander quels préjugés peuvent obscurcir votre identification. Les idées préconçues créent un biais cognitif. Utilisez-vous uniquement des informations qui soutiennent votre position préconçue (biais de confirmation)? Si vous ne comprenez pas la complexité de la décision, vous pouvez avoir un biais de simplicité, ou si vous comptez trop sur un réseau interne, vous pouvez avoir un biais de groupe. Faites-vous trop confiance aux informations non vérifiées (biais de confiance excessive)? Un biais d’ancrage repose trop fortement sur une partie seulement des preuves, et le biais de disponibilité ne repose que sur les informations facilement disponibles. Ce ne sont là que quelques-unes des façons dont les gens ont tendance à faire des erreurs lors de l’évaluation des risques.

Exemple

Revenons à notre exemple d’entreprise verrière. Vous rencontrez toujours des difficultés pour récupérer leurs racks d’expédition. La perte annuelle de ces racks est normalement comprise entre 10 et 20%. Si nous supposons qu’un grand fabricant a utilisé 8000 racks pour l’expédition, une valeur moyenne de 1000 USD par rack et un taux de perte annuel minimum de 10%, cela coûterait à cette entreprise de verre 800000 $ en remplacement chaque année. En outre, le risque de ne pas avoir suffisamment de stocks de supports d’expédition pour couvrir les expéditions pourrait signifier que l’entreprise perdra des opportunités de revenus. Mais avoir trop de racks d’expédition bloque les flux de trésorerie et crée des coûts supplémentaires d’entreposage et d’entretien de plus de racks que nécessaire. Continuez à lire – nous verrons comment l’évaluation d’une solution RTLS peut aider à atténuer certains de ces risques.

Étape 3: Analyser les risques identifiés

Il existe deux méthodes de base pour analyser les risques une fois que vous les avez identifiés: quantitativement et qualitativement.

La première méthode, l’approche quantitative, est moins fréquemment utilisée car il peut être difficile d’identifier les montants réels en dollars. La plupart des entreprises utilisent une approche qualitative qui attribue un score de risque basé sur une méthodologie de notation développée par l’entreprise, telle que la carte thermique ci-dessous. Un exemple est montré ici (source: Mark Mishler).

En utilisant notre exemple d’entreprise de verre, si vous pensez que c’est probable que vous ferez face à une perte annuelle de 800000 $ et la perte est un risque de mineur gravité, le résultat est que la décision est risque modéré. Si le risque de ne pas avoir suffisamment de racks d’expédition sous la main est possible mais que la gravité est majeure (en raison des pertes de revenus), le niveau de risque est élevé.

Une fois les risques identifiés puis analysés, une entreprise est prête à passer à la quatrième étape du processus.

Étape 4: Développer des solutions alternatives d’atténuation des risques

L’atténuation des risques est une stratégie utilisée pour atténuer les effets des risques auxquels une entreprise est confrontée ou pour réduire la probabilité que les problèmes se produisent en premier lieu. Il existe quelques types d’exemples différents. Premièrement, une entreprise peut examiner son problème et se rendre compte que rien ne peut être fait comme solution; ils acceptent le risque et ne s’engagent dans aucun effort particulier pour le contrôler. Ils continuent leurs activités comme d’habitude.

Une deuxième stratégie d’atténuation des risques consiste à éviter les risques. Dans cette stratégie, une entreprise ajuste les exigences ou les contraintes du programme pour éliminer complètement le risque. Un changement de financement, de calendrier ou d’exigences techniques provient généralement de l’utilisation de ce type de stratégie d’atténuation des risques. Certains exemples de cette stratégie à l’œuvre sont l’élimination des investissements en capital et la réduction des coûts opérationnels.

Une autre stratégie d’atténuation des risques qui peut être utilisée par les entreprises est le contrôle des risques. En utilisant cette stratégie, une entreprise met en œuvre des actions pour minimiser l’impact ou la probabilité du risque. Des exemples de ce type de stratégie comprennent l’amélioration de l’efficacité des processus, l’augmentation de la fiabilité et l’amélioration de la qualité des données.

Il peut être tentant pour de nombreuses entreprises de chercher à réduire leurs investissements, en particulier en période de crise financière, mais les chefs d’entreprise doivent rester stratégiques lorsqu’ils prennent ces décisions. Quels sont les coûts d’opportunité liés à la réduction des projets d’investissement ou des stratégies de croissance? Au contraire, là où les conseils d’administration et les dirigeants sont plus tolérants au risque, les dépenses d’investissement stratégiques peuvent positionner l’entreprise pour qu’elle rebondisse après une crise économique et en sorte qu’elle devance ses concurrents.

Revenons sur l’exemple de notre entreprise de verre. Vous ne vous sentez pas à l’aise d’accepter le fait que rien ne peut être fait contre les pertes, vous devez donc prendre des mesures pour minimiser leurs risques. Des solutions alternatives sont évaluées telles que les solutions RFID et RTLS. Le retour sur investissement d’un système de gestion d’actifs tel qu’AirFinder est évalué car il permet à la fois le suivi intérieur et extérieur de manière transparente, ce qui est une combinaison inhabituelle. En outre, la plate-forme AirFinder fournit des analyses et des rapports pour fournir des projections d’inventaire, la rotation des stocks et des mises à jour de l’emplacement en temps réel pour savoir si les racks d’expédition de verre sont là où ils sont censés être pour éviter les pertes et réduire les coûts de conservation des stocks, en offrant une valeur démontrable et en réduisant risque pour l’entreprise.

Étape 5: Sélectionnez et mettez en œuvre la meilleure solution

Cette étape suit naturellement la quatrième étape du processus. Après avoir décidé quelle alternative est la meilleure, des décisions doivent être prises sur la manière de mettre en œuvre cette solution. De nombreuses entreprises ne réalisent pas les coûts liés à la mise en œuvre et à la mise à l’échelle d’un système de suivi des actifs. Le processus d’évaluation doit prendre en compte les coûts de mise en œuvre et de maintenance de la solution RTLS choisie. Bien qu’il y ait généralement un achat de capex au départ, le coût du RTLS comprend les coûts d’exploitation sur une base annuelle (des éléments comme le remplacement de la batterie, les frais d’abonnement et la maintenance du système).

L’importance du leadership

De solides qualités de leadership sont plus importantes que jamais en temps de crise. Ces qualités peuvent être démontrées tout au long du processus de gestion des risques et de prise de décision. Qu’il s’agisse d’évaluer une solution de suivi des actifs ou de fournir un autre leadership opérationnel, un leader efficace envisage et reconnaît l’effet de l’incertitude sur les employés et les parties externes. Un leader comprend qu’une information parfaite n’est pas toujours disponible (surtout en période de crise) et est capable d’évaluer des alternatives et d’être décisif. Enfin, un leader solide sait se concentrer sur les problèmes les plus critiques. Les parties prenantes de votre entreprise comptent sur votre équipe de direction pour maintenir un certain niveau de trésorerie, de liquidité et de solvabilité, tout en résolvant les besoins opérationnels et l’efficacité. Ces questions deviennent encore plus importantes dans une crise économique. Un excellent leader donne la priorité à ce qui est vraiment important pour l’entreprise et peut être encore plus fort.

Une note finale

Avez-vous besoin d’aide pour évaluer les risques et les avantages de la mise en œuvre ou non d’une solution RTLS? Que vous ayez besoin d’un suivi des actifs intérieurs, d’un suivi des actifs extérieurs (suivi des actifs GPS) ou des deux, Link Labs peut vous aider à suivre ces étapes: identifier les problèmes, effectuer l’identification des risques et l’analyse de scénarios, analyser vos risques, développer des alternatives d’atténuation des risques et sélectionner et mettre en œuvre le meilleur logiciel de suivi des actifs. Contactez-nous maintenant pour des ressources supplémentaires.